Les fournisseurs sont tenus de fournir des informations avant de conclure un contrat avec la Ville.
Ces informations sont requises pour tous les contrats portant sur des opportunités dont la valeur est égale ou supérieure au seuil d'appel d'offres officiel. Pour l'exercice financier commençant le 1er juillet 2024, le seuil d'appel d'offres officiel est de 91 000$.
Depuis le 1er juillet 2023, plusieurs de ces formulaires de divulgation ont été regroupés en un seul formulaire. Ce nouveau formulaire remplace l'ancien formulaire Transparence dans les affaires, ainsi que d'autres informations.
Chaque fournisseur ne doit remplir le formulaire de divulgation qu'une seule fois par exercice financier. Un seul formulaire couvrira toutes les opportunités attribuées au cours de cet exercice.
Dates limites de dépôt
Les entrepreneurs principaux doivent fournir ces informations avant que le contrat ne soit conforme ou accepté par les deux parties.
Les informations que vous devez fournir doivent être exactes, complètes et déposées à temps. Si vous ne le faites pas, la Ville peut résilier le contrat, suspendre ou radier l'entrepreneur, ou appliquer d'autres sanctions et recours, conformément à la loi.
Comment ces données seront utilisées
La Ville utilisera les réponses au formulaire pour vérifier que votre entreprise respecte les exigences de divulgation. Les données seront également agrégées et publiées dans un rapport annuel. Nous ne partagerons pas publiquement les données relatives à des organisations ou à des travailleurs individuels.
Comment déposer
Vous devrez saisir les informations suivantes pour votre entreprise :
- Données démographiques relatives à la propriété ou au leadership.
- Démographie et salaire des employés.
- Données démographiques et salaire des membres du conseil d'administration (le cas échéant).
- Toutes les certifications commerciales défavorisées détenues par votre entreprise.
- Objectifs pour les femmes et les minorités aux postes de direction et de conseil d'administration.
- Expérience contractuelle antérieure avec la Ville.
Vous devrez également fournir les informations suivantes de votre organisation :
- Politique de diversité des fournisseurs.
- Les trois principaux fournisseurs qui sont des entreprises commerciales défavorisées.
- Plan de diversité, d'équité et d'inclusion pour votre personnel, votre conseil d'administration et vos dirigeants.
- Affidavit relatif à l'esclavage, si vous en avez déjà fourni un. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez remplir un nouvel affidavit.
Passez en revue attentivement les termes, les définitions et les données requises. Collectez toutes les données dont vous aurez besoin avant de commencer.
Connectez-vous au site Web de divulgation des contrats. Entrez ensuite vos informations. Vous aurez besoin de :
- Vos informations de contact.
- Le service municipal délivrant le contrat.
- Le nom de votre responsable de la conformité ou de votre acheteur.
Vous devrez également fournir les données que vous avez recueillies pour votre entreprise à l'étape 1.
Vous pouvez revenir au système si vous devez faire une pause et le reprendre ultérieurement.
Après avoir soumis votre formulaire, vous pourrez en télécharger une copie pour vos dossiers.
Demande d'hébergement
Si vous ne pouvez pas déposer les divulgations requises à temps ou pas du tout, vous pouvez demander un accommodement. Le commissaire aux achats décide s'il convient d'accorder un logement.
Pour demander un hébergement, vous devez envoyer une demande écrite à votre responsable de la conformité ou à l'acheteur. Votre demande doit inclure les raisons pour lesquelles vous demandez un logement.
Termes, définitions et données requises
Formulaires et instructions
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